INFORMARE PRIVIND NOUA PLATFORMĂ REGES-ONLINE

Normele de aplicare, procedura de acces și obligațiile angajatorilor (HG nr. 295/2025 și Ordinul MMFSS nr. 1.107/2025)

Inspectoratul Teritorial de Muncă Covasna aduce la cunoștința angajatorilor, prestatorilor de servicii și salariaților principalele prevederi legale reglementate prin Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 și Ordinul Ministrului Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale nr. 1.107/2025 (cu modificările și completările ulterioare aduse de OUG nr. 46/2025 și Ordinul nr. 2.143/2025).

1. Cadrul general și categoriile de angajatori vizate (HG nr. 295/2025)

Platforma REGES-ONLINE reprezintă sistemul informatic destinat completării, transmiterii, gestionării și consultării datelor privind contractele individuale de muncă (CIM).

Au obligația de a înființa, completa și transmite date în REGES-ONLINE:

Persoanele fizice sau juridice de drept privat;
Instituțiile, autoritățile publice și alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
Misiunile diplomatice, oficiile consulare, reprezentanțele organizațiilor internaționale, institutele culturale etc., pentru personalul încadrat local;
Subunitățile/sediile secundare fără personalitate juridică (sucursale, agenții, puncte de lucru) cărora le-a fost delegată competența încadrării personalului și a transmiterii datelor.

2. Termenele legale pentru completarea și transmiterea datelor în REGES-ONLINE

Răspunderea pentru corectitudinea și transmiterea la timp a datelor revine în exclusivitate angajatorului.

Încheierea contractului individual de muncă (angajarea): Datele se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat.
Modificarea funcției, tipului de contract, duratei, locului de muncă sau timpului de muncă: Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării (excepție: hotărârile judecătorești se înregistrează în termen de 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință).
Modificarea salariului de bază brut, a indemnizațiilor și sporurilor: În termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării.
Transferul salariaților: În termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului/preluării.
Detașarea (națională, transnațională sau pe teritoriul unui stat non-UE/SEE): Cel târziu în ziua anterioară începerii sau încetării detașării.
Suspendarea contractului de muncă: Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/încetării suspendării. (Excepții: certificatele medicale se transmit în 3 zile lucrătoare de la înregistrare la angajator, iar absențele nemotivate și forța majoră în 3 zile lucrătoare de la suspendare).
Încetarea contractului individual de muncă: Cel târziu la data încetării CIM sau la data luării la cunoștință a evenimentului.
Delegarea completării către un prestator de servicii: Angajatorul trebuie să transmită datele de identificare ale prestatorului și detaliile contractului de servicii în termen de 3 zile lucrătoare de la încheiere sau încetare. Subcontractarea acestor servicii de către prestatori este interzisă.

3. Dosarul personal al salariatului și eliberarea adeverințelor

Angajatorii au obligația de a păstra dosarul personal al fiecărui salariat la sediu sau la sediul secundar delegat.
În cazul utilizării semnăturii electronice avansate sau calificate, dosarul poate fi păstrat în format electronic.
La solicitarea scrisă a salariatului/fostului salariat, angajatorul eliberează copii ale documentelor din dosar sau adeverințe de vechime/extras din Registru în termen de cel mult 15 zile lucrătoare.
La încetarea activității, angajatorul eliberează obligatoriu o adeverință care să ateste activitatea, vechimea, salariul și un extras din Registru certificat.

4. Procedura de acces și autorizare în REGES-ONLINE (Ordinul nr. 1.107/2025)

Accesul la portalul `reges.inspectiamuncii.ro` se realizează astfel:

A. Pentru Angajatori:

Autentificare: Prin identitate digitală oferită de Autoritatea pentru Digitalizarea României prin aplicația RoeID, prin certificat digital calificat sau, temporar (maximum 30 de zile), pe baza unei aprobări la ghișeul ITM.
Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
- a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;
- b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;
- c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;
- d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;
- e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.
Verificare și validare: Inspectoratul teritorial de muncă respinge cererea de acces în cazul nerespectării condițiilor de autorizare sau în cazul în care constată inadvertențe în documentele comunicate, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare.

B. Pentru Salariați:

Salariații își pot consulta datele și pot obține extrase din Registru prin:
- Aplicația online REGES-ONLINE (secțiunea „Registrul pentru Salariați”) sau aplicația mobilă „Salariat”;
- Autentificare prin RoeID sau certificat digital calificat;
- InfoKioskurile amplasate la sediul ITM sau direct de la ghișeul ITM.

5. Perioada de tranziție și termene-limită importante (OUG nr. 46/2025 și Ord. nr. 2.143/2025)

Termenul-limită de înregistrare în REGES-ONLINE: Angajatorii au obligația de a se înregistra în noua platformă și de a completa toate datele contractelor active nepreluat din vechiul sistem până la data de 31 decembrie 2025.
Tranziția de la fișierele .rvs (Revisal): Angajatorii înregistrați anterior pot transmite în continuare fișiere .rvs generate din vechiul Revisal doar până la data înregistrării în REGES-ONLINE, fără a depăși data de 31 decembrie 2025.
Sistarea vechilor servicii: A fost sistată eliberarea de noi parole/nume de utilizator pentru vechea aplicație Revisal și serviciile de recuperare a bazei de date Revisal.
Angajatorii noi: Angajatorii înființați după intrarea în vigoare a HG nr. 295/2025 utilizează exclusiv platforma REGES-ONLINE.

6. Regimul sancționator (Sancțiuni și amenzi)

Inspectorii de muncă sunt abilitați să aplice sancțiuni contravenționale severe pentru nerespectarea noilor prevederi:

Munca nedeclarată / netransmiterea datelor CIM înainte de începerea activității: Sancționată conform Codului Muncii;
Neînregistrarea în REGES-ONLINE până la 31.12.2025: Amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei;
Necompletarea elementelor active neduse în sistem până la 31.12.2025: Amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei;
Netransmiterea modificărilor, transferurilor sau detașărilor în termenele legale: Amendă de la 3.000 lei la 8.000 lei (în funcție de abatere);
Completarea Registrului cu date eronate sau incomplete: Amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei;
Refuzul eliberării adeverințelor și extraselor către salariați: Amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei.

Inspectoratul Teritorial de Muncă Covasna recomandă tuturor angajatorilor din județ să demareze din timp procedurile de obținere a accesului pe portalul reges.inspectiamuncii.ro și să efectueze verificarea datelor pentru a evita aglomerarea și aplicarea sancțiunilor la expirarea perioadei de tranziție

Pentru a sprijini angajatorii si salariatii sa utilizeze REGES ONLINE, Inspecția Muncii pune la dispoziția acestora următoarele opțiuni de suport tehnic:

Adresa de suport Angajatori: regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro

Adresa de suport Salariati: regesonlinesuport.salariat@inspectiamuncii.ro

Telefon ghid interactiv: 0800 500 166

Program de lucru luni-vineri, 08:00-20:00, cu excepția zilelor de sărbătoare legală.

Reges Online